Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przechodzą faktury ustrukturyzowane. Dla spółek oznacza to zmianę obiegu dokumentów sprzedażowych i zakupowych oraz nowe obowiązki po stronie zarządu i księgowości.
Terminy, które musi znać zarząd spółki
- 1 lutego 2026 r.: obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 r.: obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców, w tym spółek z o.o., spółek komandytowych i jawnych,
- 1 stycznia 2027 r.: termin dla najmniejszych podmiotów (faktury do 450 zł, sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie),
- odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje wszystkich już od 1 lutego 2026 r.
Co KSeF zmienia w spółce
- faktura jest doręczona z chwilą nadania numeru KSeF; znika wysyłka faktur mailem między firmami,
- trzeba nadać uprawnienia w KSeF: osobom z zarządu, pracownikom wystawiającym faktury i biuru rachunkowemu,
- spółka reprezentowana jest w KSeF na podstawie NIP; pierwsze uwierzytelnienie zwykle wymaga podpisu kwalifikowanego lub zawiadomienia ZAW-FA,
- przewidziano tryb offline na wypadek awarii, z obowiązkiem dosłania faktur po przywróceniu łączności.
Jak przygotować spółkę. Lista kontrolna
- ustal termin objęcia spółki obowiązkiem i zaplanuj wdrożenie z wyprzedzeniem,
- uporządkuj dane kontrahentów i procesy akceptacji faktur zakupowych,
- wybierz oprogramowanie zintegrowane z KSeF albo bezpłatne narzędzia MF,
- nadaj uprawnienia i przetestuj wystawianie faktur w środowisku testowym,
- uzgodnij z biurem rachunkowym nowy obieg dokumentów, bo faktury zakupowe księgowa pobierze bezpośrednio z KSeF.
Naszym klientom wdrażamy KSeF w ramach obsługi księgowej spółek: od formalności i uprawnień po bieżące pobieranie faktur z systemu. Zadzwoń: 510 273 534.
Potrzebujesz wsparcia przy spółce?
Rejestracja, księgowość, zmiany w KRS i likwidacja spółek. Zadzwoń, doradzimy najlepsze rozwiązanie.
